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10 actions concrètes pour animer des réunions impactantes à distance

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Avec le développement du télétravail, le nombre de réunions virtuelles auxquelles nous assistons tous les jours a augmenté de manière drastique.

Pourtant, les études le prouvent, les réunions virtuelles fatiguent plus que les réunions en présentiel du fait de la réduction des signaux non verbaux. Alors comment réaliser des réunions impactantes à distance ?

Comment faire en sorte que l’objectif de la réunion soit rempli et que les participants ressortent plein d’énergie ?

 

 

1- Définir un objectif clair de la réunion

Cela peut paraître évident mais les objectifs de réunions sont rarement explicites.

S’agit-il d’une réunion

• d'information dans ce cas la décision est actée et on attend des participants qu’ils exécutent

• de brainstorming : on attendra alors des participants qu’ils aient le maximum de créativité et une forte implication

• de prise de décision : où l’on attendra qu’une décision définitive soit tranchée. Ainsi les participants devront étudier les différentes options, analysées les impacts voire sonder d’autres parties prenantes

• de formation 

• …

Il est donc essentiel de le préciser afin que chaque participant sache ce qui sera attendu de lui.

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2- Communiquer l’objectif avec l’ordre du jour à l’avance

Une fois l’objectif défini, communiquez-le et réalisez un ordre du jour minuté. Ainsi les personnes qui ne sont concernées que par certains sujets ne se connecteront qu’à l’heure indiquée. Assurez-vous que ces points discutés seront suivis d’effets. Si des travaux préparatoires sont nécessaires (lecture de slides…) précisez et prévenez suffisamment à l’avance pour que cela ne perturbe pas les agendas.

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3- Gardez du fun :

Ce n’est pas parce qu’on n’est pas tous dans la même pièce que l’esprit d’équipe et la convivialité doivent être perdues. Faites par exemple un tour de table des succès de la semaine de chacun. Cela augmentera le bien être de vos participants et les mettra dans les meilleures dispositions pour participer

 

4-Activez les caméras au moins au début ou lorsque que quelqu’un prend la parole plus de 5 minutes pour que les autres participants aient le maximum de non verbal. Prévenez les participants de cette règle afin qu’ils ne soient pas surpris.

 

5- Faites que les « participants participent » !

Cela peut sembler une lapalissade mais à distance, on constate souvent que l’animateur parle plus de 80% du temps. Les participants alors passifs risquent de décrocher.

Pour qu’ils restent actifs, différentes méthodes existent. 

Par exemple la « réunion déléguée » où chaque participant, en plus de son rôle dans l’entreprise, a un rôle supplémentaire. En savoir + sur la réunion déléguée 

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6- Motivez l’interactivité pour maintenir l’attention

Le temps d’attention dure environ 12 minutes. Faites-en sorte que toutes les 12 minutes un autre interlocuteur s’exprime ou qu’une action soit demandée à tous les participants.

Faites régulièrement un tour de table pour valider que « c’est OK » pour tout le monde et que vous pouvez poursuivre. Demandez un « oui » ou « un pouce levé »  avant de passer au point suivant.

Utilisez outils digitaux type mur digital où chacun peut afficher son point de vue en vue d’un debriefing commun ensuite. Cela permet, en particulier, de capter l’attention de vos participants (en particulier s’ils sont visuels ce qui représente plus de 60% de la population)

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7- Améliorez-vous en continue vos réunions en demandant un feedback

Demandez à chaque participant de répondre en 2 phrases (sur un post it digital ou autre) : «  j’ai aimé / je souhaite » de chaque participant. Lisez ces avis sans commentaire et tenez en compte lors de votre prochaine réunion

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8-Remerciez les participants et démontrez l’intérêts d’avoir fait cette réunion.

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9- Faites envoyer le compte rendu (très synthétique).

Un compte rendu d’une réunion d’équipe ne doit pas contenir plus de 10 « bullets points ». L’essentiel est qu’il figure les prochaines actions et personnes en charge de les réaliser avec un timing.

 

10-Assurez-vous que ces points discutés seront suivis d’effet.

Rien de plus démotivant que de travailler à sept pendant une heure sur un sujet, d’avoir de bonnes idées et que rien ne se passe après. Prenez en charge le suivi ou demandez à si quelqu’un est volontaire pour le faire avec votre support.

 

Les réunions -même à distance- sont des moments d’échange qui créent l’histoire de votre équipe. Elles sont un moment où les équipes peuvent « se voir » tous ensemble.

Avoir des réunions impactantes et participatives est un bon moyen de faire progresser votre organisation mais c’est un aussi de faire grandir les membres de votre équipe. 

Cet épanouissement est un des éléments les plus captivants du leadership et compense bien largement cette discipline d’organisation.

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