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Préparer et Réussir son Kick-Off de janvier

(..à distance forcément)

 

Avec le confinement, les limites de déplacement et les risques sanitaires,

il semble difficile de réaliser le traditionnel Kick-Off de rentrée.

Pourquoi faut-il absolument le maintenir et comment le réaliser à distance ?

 

Il est essentiel de le maintenir.

L’année 2020 a globalement été difficile pour tous les collaborateurs.

D’autant que bon nombre d’entre eux ont découvert le télétravail

(télétravail subi et parfois 5 jours / 5 jours).

Tous ont besoin de tourner la page de cette année et repartir plein d’espoir sur une nouvelle année en sentant qu’ils ne sont pas seuls.

 

Voici 10 pistes pour organiser un Kick-Off réussi à distance

 

                      1-Envoyer les invitations au moins 15 jours avant avec un agenda précis

Toutes vos équipes doivent savoir quand sera ce kick-off pour s’organiser.

 

                      2-Définir clairement le message clé que vous voulez que vos équipes retiennent et articuler les sessions autour.

Si vous le pouvez, essayer de trouver un thème à cet événement digital en lien avec Le Message fort que vous voulez passer et décliner le.

 

                     3- Faites en sorte de varier session plénière et sous-groupes avec des sous-groupes entre équipes et des sous-groupes inter-équipes 

Cet événement doit fédérer l’ensemble de l’entreprise, il est donc essentiel d’avoir une session plénière qui peut être descendante (moins d’une heure).

Mais il est important que ce kick-off soit aussi une occasion de Team Building afin que resserrer les liens entre membres d’équipe. Ainsi cela permettra de les réconforter et ils pourront échanger de leurs problématiques spécifiques

Cependant, ce moment est aussi l’occasion de « desiloter» l’entreprise, faciliter la communication entre service, créer du lien avec des personnes qu’ils connaissent moins voire échanger sur les métiers et rôle de chacun (exemple un atelier : comment vente et marketing peuvent générer plus de nouveau business)

 

                    4- Faites participer au maximum vos équipes

Très difficile de suivre de longues heures de visio-conférences en étant passif.

Il est donc essentiel de faire participer vos équipes.

Pour cela de nombreuses options sont possibles (même à distance) :

-Demander préparer quelque chose que chacun présente

-Former vos équipes de manière interactive

-Organiser ateliers collaboratifs à distance

-Penser aux réunions en « mode délégué » où chacun a un rôle.

 

                      5- Garder des moments ludiques :

Un début d’année est aussi l’occasion de rebooster le moral de toutes et tous et de recommencer ensemble avec plaisir une nouvelle année.

Votre kick-off doit donc contenir des moments « fun ».

 

Ex : Ateliers où chacun apprend à se connaître, jeu de dessin…

 

                    6-Pensez et communiquez positif

Toujours plus facile à dire qu’à faire.

Mais ce qui est fait est fait et votre objectif est de rebooster le moral de vos équipes pour avoir un engagement maximum.

Votre communication doit donc être la plus positive possible sans tomber dans le déni ou le mensonge.

Capitaliser sur les réussites et voyez comment les dupliquer. Des ateliers d’Appréciative Inquiry (permettant capitaliser sur ses points forts pour reproduire des réussites) sont tout à fait adaptés.

Tirez parti des échecs. Montrez ce que vous en avez appris et quelles décisions concrètes vous avez prises pour éviter que cela se reproduise.

Plus que jamais prenez le temps de célébrer les succès.

 

 

                     7-Manager temps long et temps court

Bien sûr il faut que les objectifs trimestriels (voire mensuels) soient réaliser mais à la tactique très opérationnelle pour assurer ce court terme, associez la stratégie de long terme (l’année 2021 voire 2022). Par exemple : prospecter pour ouvrir des clients peut prendre du temps.

 

                    8-Donnez un cap et du sens

Expliquer quelles sont vos ambitions à long terme (5 ans ) et comment se décline.

Expliquer aux équipes la raison d’être de votre entreprise et donc leur raison d’être.

 

 

 

                    9-Donnez envie

Nul ne sait à quoi ressemblera 2021 mais donner envie à vos équipes de travailler l’aventure du succès de cette année avec vous.

Montrez leur l’intérêt même si les vents adverses sont forts.

 

                  10- Donnez rendez-vous

Rien de pire que ces kick-off dont le succès redescend aussi vite qu’un soufflé.

Définissez un planning sur les prochaines étapes.

Réunion de votes des idées proposées en ateliers interactifs

 

Exemples d'ateliers pour votre Kick-Off à distance

Les Kick-Off sont une formidable occasion de retrouver en un seul moment toutes vos équipes.

Donc investissez du temps pour ce moment et surtout profitez avec vos équipes de cet instant qui créent de beaux souvenirs dont les équipes reparlent ensemble pendant des mois voire des années.

Bon kick-off !

Si vous souhaitez être conseillés et avoir des idées pédagogiques, qui ont du sens, avec du concret et du fun..

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Sonia.Vemme@BusinessUpAcademy.com

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